○薩摩川内市庁舎会議室管理規則
平成16年10月12日
規則第10号
(趣旨)
第1条 この規則は、薩摩川内市庁舎等の会議室(議会の委員会室及び教育委員会室を含む。以下同じ。)の管理に関し、別に定めるもののほか必要な事項を定めるものとする。
(会議室の名称等)
第2条 会議室の名称、収容定員及び室管理者(薩摩川内市庁舎等管理規則(平成16年薩摩川内市規則第9号)第5条に定める室管理者をいう。以下同じ。)は、別に定める。
(会議室を使用できる職員等の範囲)
第3条 会議室は、市役所各部、課並びに議会、各委員会及び監査委員の事務局(以下「部課等」という。)の職員及び当該部課等が主催する会議に使用させる。
第4条 前条に規定する部課等以外の薩摩川内市庁舎内の事務所等が主催する会議で室管理者が認めたものは、会議室を使用させることができる。
第5条 他の地方公共団体及び公共的団体等が主催する会議で特に市長が認めたものは、会議室を使用させることができる。
(会議室の使用申込み)
第6条 会議室を使用しようとするときは、使用責任者を定め、会議室使用申込書(様式第1号)により室管理者に申し込まなければならない。
2 前項の申込みは予約システムへ登載することにより申し込んだものとみなすことができる。
3 会議室の使用は、原則として勤務時間内に終了するように計画しなければならない。
4 室管理者は会議室使用簿(様式第2号)を備え付けるものとする。
(使用日時の変更等)
第7条 許可を受けた会議室の使用日を変更し、又は使用時間を変更又は延長しようとするときは、口頭により室管理者の承認を受けなければならない。
(会議室の使用許可)
第8条 会議室のうち議会の委員会室については、当該室管理者は、議会の用務に支障のない範囲において使用を許可するものとする。
2 会議室のうち教育委員会室については、当該室管理者は、教育委員会の用務に支障のない範囲において使用を許可するものとする。
3 室管理者は、重要かつ緊急な会議の使用を優先する必要があるとき又は災害等のためやむを得ない事情があるときは、使用責任者にその旨を通知して既にした許可を取り消し、又は会議室を変更して許可することができる。
4 室管理者は、会議室の使用許可に当たって必要があるときは条件を付することができる。
(会議室使用者の遵守事項等)
第9条 許可を受けて会議室を使用する者(以下「使用者」という。)は、使用前に室管理者から会議室の鍵を受け取り、使用後は直ちに室管理者(勤務時間外使用の場合は、警備員)に引き渡さなければならない。
2 使用者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 会議に必要な会場設営は、当該会議室に備え付けてある備品の範囲内で行うものとし、備付け備品を持ち出し、又は会議室外から備品を持ち込まないこと。ただし、やむを得ず持ち出し、又は持込みをする必要があるときは、事前に室管理者の承認を得ること。
(2) 会議室の天井、壁、床、窓等の構造物及び机、椅子等の備品は、損傷し、又は汚さないように注意すること。使用中に損傷し、又は汚したときは、速やかに室管理者に届け出てその指示を受けるとともに使用者の責任において善処すること。
(3) 喫煙その他の火気取扱いには特に注意すること。
(4) 会議室使用後は、原形に回復し、直ちに室内の清掃、電源の切断、灰皿等火気の後始末を徹底し、施錠して室管理者(勤務時間外の場合は、警備員)にその旨報告すること。
(準用規定)
第10条 職員厚生室を会議室として使用する場合は、この規則の規定を準用する。
附則
この規則は、平成16年10月12日から施行する。
