○薩摩川内市議会事務局処務規程

平成16年11月17日

議会訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 事務分掌(第4条)

第3章 職責(第5条―第11条)

第4章 専決及び代決(第12条・第13条)

第5章 文書取扱い(第14条―第21条)

第6章 服務及び処務(第22条―第24条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、薩摩川内市議会事務局設置条例(平成16年薩摩川内市条例第305号)第2条の規定に基づき、議会の処務を明確な責任及び権限の下に処理するため、薩摩川内市議会事務局(以下「事務局」という。)の事務分掌、職責、専決及び代決、文書取扱い、服務等に関し必要事項を定めるものとする。

(組織)

第2条 事務局に議事調査課を置く。

2 議事調査課にグループを置く。

3 前項の規定により設置するグループは、議長が別に定める。

(職員の職)

第3条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)、課長、グループ長その他必要な職員を置く。

2 事務局に課長代理を置くことができる。

第2章 事務分掌

(事務分掌)

第4条 課の事務分掌は、次のとおりとする。

(1) 議会関係規程の制定及び改廃に関すること。

(2) 議員の報酬及び諸給与に関すること。

(3) 職員の人事及び服務に関すること。

(4) 職員の給与及び福利厚生に関すること。

(5) 予算の経理に関すること。

(6) 議長会及び事務局長会に関すること。

(7) 市議会議員共済会に関すること。

(8) 議員の身分及び資格の得失に関すること。

(9) 議員及び職員の出張に関すること。

(10) 秘書及び渉外に関すること。

(11) 儀式、交際及び接待に関すること。

(12) 文書の収受、発送及び保存に関すること。

(13) 議会の公文書の情報公開に関すること。

(14) 物品の管理及び出納に関すること。

(15) 議場その他各室の管理に関すること。

(16) 議会関係自動車の管理に関すること。

(17) 公印の保管に関すること。

(18) 政務調査に関すること。

(19) 委員会が行う所管事務の調査に関すること。

(20) 議会の広報に関すること。

(21) 議会図書室に関すること。

(22) 各種情報の収集整理等に関すること。

(23) 各種調査資料の作成及び照会文書の回答に関すること。

(24) 各種研修会に関すること。

(25) 法令、条例等の調査研究に関すること。

(26) 本会議及び協議会に関すること。

(27) 常任委員会及び特別委員会に関すること。

(28) 議会運営委員会に関すること。

(29) 議案、決議案、意見書等の取扱いに関すること。

(30) 請願及び陳情の取扱いに関すること。

(31) 議決結果の処理に関すること。

(32) 会議録の調製及び保管に関すること。

(33) 質問通告の処理に関すること。

(34) 会議の記録に関すること。

(35) 議会において行う選挙に関すること。

(36) 会派の届出等に関すること。

(37) 議員の会議出欠に関すること。

(38) 傍聴に関すること。

(39) 前各号に掲げるもののほか、議会に関すること。

第3章 職責

(局長の職責)

第5条 局長は、議長の命を受け、事務局の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

2 局長は、事務局の事務について、常に執行状況を把握し、随時、議長に報告しなければならない。

第6条 削除

(課長の職責)

第7条 課長は、上司の命を受け、局長を補佐するとともに、事務局の事務を整理し、局長に事故があるときは、その職務を代理する。

2 課長は、上司の命を受け、所属職員を指揮監督し、課の事務を効率的に運営するとともに、その執行状況を把握し、随時、上司に報告しなければならない。

(課長代理の職責)

第8条 課長代理は、上司の命を受け、課長を補佐し、課長に事故があるときは、その職務を代理する。

2 課長代理は、課の事務について、常に執行状況を把握し、随時、上司に報告しなければならない。

第9条 削除

(グループ長の職責)

第10条 グループ長は、上司の命を受け、所属職員を指揮監督し、グループの事務を処理する。

2 グループ長は、グループの事務の執行状況を常に把握し、随時、上司に報告し、必要な指示を受けなければならない。

(その他の職員の職責)

第11条 第5条から前条までに定める職員以外の職員は、上司の指揮監督を受け、その職務上の命に従い、担任事務の処理に専念しなければならない。

第4章 専決及び代決

(専決事項等)

第12条 局長は、次に掲げる事項を専決することができる。

(1) 課長の事務分掌及び勤務評定に関すること。

(2) 局長の宿泊を要しない県内出張並びに課長の宿泊を要する県内出張並びに局長以外の職員の県外出張に関すること。

(3) 課長の休暇に関すること。

(4) 渉外に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、薩摩川内市事務決裁規程(平成16年薩摩川内市訓令第11号)の規定に準ずる事項に関すること。

2 課長は、次に掲げる事項を専決することができる。

(1) 職員(課長を除く。)の事務分掌及び勤務評定に関すること。

(2) 課長の宿泊を要しない県内出張並びに所属職員の県内出張に関すること。

(3) 職員(課長を除く。)の時間外勤務に関すること。

(4) 議決事項の証明に関すること。

(5) 職員(課長を除く。)の休暇に関すること。

(6) 文書の収受、発送、編集、保存及び廃棄に関すること。

(7) 委員会室、会派室等議会関係各室の使用に関すること。

(8) 公文書の開示等の決定等に関すること。

(9) 前各号に掲げるもののほか、薩摩川内市事務決裁規程の規定に準ずる事項に関すること。

3 前2項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、議長の決裁を受けなければならない。

(1) 事案が重要であると認めたとき。

(2) 取扱上異例に属し、又は先例になると認めたとき。

(3) 紛議があるとき、又は処理の結果紛議を生じるおそれがあると認めたとき。

(4) 前3号に掲げるもののほか、議長に事案が了知される必要があると認めたとき。

(事務の代決等)

第13条 局長の専決事項の代決は、次のとおりとする。

(1) 局長が不在のときは、課長が代決する。

(2) 局長及び課長がともに不在のときは、課長代理が代決する。

2 課長の専決事項の代決は、次のとおりとする。

(1) 課長が不在のときは、課長代理が代決する。

(2) 課長及び課長代理がともに不在のときは、主管グループ長が代決する。この場合において、主管グループ長が不在のとき、又は主管グループ長に事故があるときは、即決を要する事項(職員の市内出張、時間外勤務命令及び休暇に関すること等をいう。)に限り、あらかじめ課長が指定した職員が代決する。

3 代決の権限を有する者は、前2項に規定する場合であっても、重要な事項又は異例若しくは疑義のある事項については、代決することができない。ただし、その処理についてあらかじめ指示を受けたもの又は緊急やむを得ないものについては、この限りでない。

4 前項ただし書の規定により代決した事項で重要又は必要と認めるものについては、速やかにその後閲を受けなければならない。

第5章 文書取扱い

(文書取扱事務等)

第14条 事務局における文書取扱いの事務については、特に定めるもののほか、薩摩川内市文書規程(平成16年薩摩川内市訓令第12号)の例による。

2 執行当局と議員との業務連絡を円滑に行うため、事務局に文書棚を設置するものとする。

(発送文書の記名)

第15条 事務局外に発送する文書は、議長名をもってする。ただし、簡易な依頼文書、照会文書等は、局長名をもってすることができる。

2 前項の規定にかかわらず、照会等に対する回答書は、原則として照会等を受けた者の職名をもってするものとする。

(記号及び番号)

第16条 前条に定める文書には、記号及び番号を付けるものとする。

2 前項の記号は、「薩市議」とし、文書受発簿により一連番号を付す。

(文書の決裁区分)

第17条 文書の起案は、所定の回議用紙を用い、当該文書に係る決裁について権限を有する者に応じた決裁区分を表示しなければならない。ただし、簡易な文書にあっては、決裁を受ける文書に決裁用の欄を設けることによりこれに代えることができる。

(到達文書の取扱い)

第18条 到達文書は、親展文書類のほかは開封し、文書の余白に受付日付印(以下「受付印」という。)を押し、文書受発簿に文書名を登載するとともに、会計年度による一連番号を付して課長に提出する。ただし、請願書及び陳情書については、受付印を押して担当グループへ配布する。

2 課長は、前項の文書を点検するとともに、処理が必要なものは、文書余白に処理要領を記載し、担当グループ長を経て事務担当者に遅滞なく処理させなければならない。

3 前項の文書を受けた者は、速やかに処理案を作成し、回議又は回覧に付して処理しなければならない。

4 親展文書は、封皮に受付印を押し、議長あてのものは局長に、その他のものは名あて人に配布する。

5 現金及び金券添付の文書は、文書余白に金額又は金券の種類及び額面を記入して、収受を明らかにしなければならない。

(文書以外の照会等)

第19条 電話又は口頭をもって、照会、回答又は報告があったときは、重要な事項については、所定の用紙にその要領を記載し、前条の例により処理するものとする。

(文書の閲覧及び謄写)

第20条 保存中の重要文書は、これを閲覧し、又は謄写させることができない。ただし、議長の許可を得たときは、この限りでない。

2 前項の文書以外の文書は、課長の承認を得たときに限り閲覧し、又は謄写させることができる。

(文書の編冊及び保存)

第21条 完結した文書は、主管グループにおいて編集し、必要に応じ、会計年度又は暦年ごとに編冊する。

2 完結した文書の保存期間は、別表のとおりとする。その他の文書は、薩摩川内市文書規程第39条の例による。

第6章 服務及び処務

(服務)

第22条 職員は、議会の事務に従事するに当たっては、公正、不偏かつ誠実にその職務に服さなければならない。

2 職員の勤務時間等及び職務に専念する義務の免除並びにその他服務等については、特に定めるもののほか、市長事務部局の例による。

(会議中の職務)

第23条 本会議及び委員会に出務を命じられた職員は、次により会議に関する事務を処理しなければならない。

(1) 議員及び委員の出席数又は在席数を常に明確にしておくこと。

(2) 議事記録を誤らないよう注意すること。

(3) 議場及び委員会室の時計規正を行うこと。

(4) 会議開会の号鈴を行うこと。

(5) 前各号に掲げるもののほか、特に命じられた事項

(事務の引継ぎ)

第24条 職員が退職し、又は出向し、若しくは配置替えにより異動したときは、その担当事務につき、事務引継書を作成し、未完結のものは、処理要領を記して、後任者に引き継がなければならない。

2 事務引継書には、新旧担当者が連署し、局長及び課長は議長へ、その他の職員は局長に届け出なければならない。

この訓令は、令達の日から施行する。

(平成18年3月31日議会訓令第1号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年4月1日議会訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(令和4年4月1日議会訓令第1号)

この訓令は、令達の日から施行する。

別表(第21条関係)

文書保存期間一覧表

1 永年保存とすべきもの

(1) 議決結果簿

(2) 議員の履歴、賞罰、名簿及び身分に関する文書

(3) 議会の会議録及び議決結果に関する文書

(4) 議会関係の条例、規則、規程のほか例規となる文書

(5) 議会報

(6) 請願及び陳情に関する文書

(7) 儀式、表彰及び交際に関する文書

(8) 議員共済の資格得失に関する文書及び会員台帳

(9) 職員の履歴、任免、賞罰等に関する文書

(10) 公印、備品及び図書台帳

(11) 議会内規、申し合わせ等に関する文書

(12) 各種原簿、台帳等で特に重要な文書

(13) 前各号のほか、永久保存の必要がある文書

2 10年保存とすべきもの

(1) 委員会記録に関する文書

(2) 議員全員協議会に関する文書

(3) 意見書、決議等の発議文書

(4) 前3号のほか、10年間保存の必要がある文書

3 5年保存とすべきもの

(1) 諸報告書類、調査資料等

(2) 官報及び公報

(3) 議会の会議出欠に関する文書

(4) 議会の選挙に関する文書

(5) 前各号のほか、5年間保存の必要がある文書

4 3年保存とすべきもの

(1) 傍聴人に関する文書

(2) 前号のほか、3年間保存の必要がある文書

5 1年保存とすべきもの

(1) 文書受発簿

(2) 前号のほか、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書

6 常用

議員名簿、議決結果索引簿等、年度を超えて事務室に常備し、常に執務上使用する文書

薩摩川内市議会事務局処務規程

平成16年11月17日 議会訓令第1号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第2編
沿革情報
平成16年11月17日 議会訓令第1号
平成18年3月31日 議会訓令第1号
平成19年4月1日 議会訓令第1号
令和4年4月1日 議会訓令第1号