(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めがあるもののほか、本市における文書事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書の処理及び取扱いの原則)

第3条　公文書に関する事務処理は、原則として、文書管理システムによって行うものとする。

(公文書持出し等の禁止)

第4条　公文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

(文書管理事務の総括等)

第5条　文書主管課長は、本庁、振興局、支所及び出先機関で取り扱う文書の管理に関する事務を総括する。

(文書取扱責任者及びその職務)

第6条　課及び出先機関に文書取扱責任者を置く。

(文書取扱担当者及びその職務)

第7条　グループに文書取扱担当者を置く。

(公文書の記号及び番号)

第8条　公文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(到達文書の取扱い)

第9条　郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号。以下「信書便法」という。)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「郵便物等」という。)、ファクシミリ、電子メール(コンピュータのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。)その他の方法により到達した文書等(各課に直接到達した文書を除く。)は、文書主管グループ長において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(数課に関連する到達文書)

第10条　到達した文書等のうち2以上の課に関連するものは、当該文書等について最も関係が深いと認められる課に配布するものとする。

(料金不足等の郵便物等の収受)

第11条　料金の不足又は未払いの郵便物等(物品を含む。)が到達したときは、公務に属すると認められるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(勤務時間外の文書受付)

第12条　職員の勤務時間外に到着した文書等(ファクシミリ又は電子メールにより到達した文書を除く。)は、警備員が受領の上、保管し、翌朝(その日が休日(薩摩川内市の休日を定める条例(平成16年薩摩川内市条例第2号)第1条第1項に規定する休日をいう。以下この項において同じ。)に当たるときは、その日後において最初の休日でない日の朝)、文書主管課へ引き継ぐものとする。

(配布文書の処理)

第13条　文書取扱責任者又は文書取扱担当者は、文書等の配布を受けたときは、これを点検し、当該主管課の業務であることを確認後(紙文書にあっては、受付印(様式第3号)を確認の上、押印後)、速やかに文書管理システムに登録するとともに、課長の閲覧に供さなければならない。

(他課に関係のある文書)

第14条　収受文書で他の課に関係のあるものは、写しの配布その他の方法により関係課に通知又は合議をしなければならない。

(起案)

第15条　文書の起案は、文書管理システムによるものとし、次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、収入支出等経理に関するもの又は請負契約等別に定めのあるものは、この限りでない。

(起案理由及び関係書類)

第16条　起案文書には、起案の理由その他参考事項を付記するとともに事案の経過を明らかにする関係書類を添えなければならない。ただし、軽易定例な文書については、この限りでない。

(取扱区分)

第17条　取扱区分の表示は、次に定めるところによるものとする。

(公文書の記名)

第18条　発送を要する公文書(以下「発送文書」という。)は、市長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。

(回議)

第19条　重要、異例の事案又は機密に属する文書は、部長、課長等が自ら持参して決裁を受けなければならない。

(決裁区分)

第20条　決裁区分の表示は、薩摩川内市事務決裁規程(平成16年薩摩川内市訓令第11号)の定めるところにより、次によるものとする。この場合において、押印を必要としない欄(紙文書に限る。)は、斜線等で消すものとする。

(合議)

第21条　部長以上の決裁に係る文書で、部内の各課(他の機関を含む。)に関係のあるものは、関係課長の合議を経て、主管の部長の決裁を受けなければならない。ただし、既に会議等において決定された事項は、関係各課への合議を省略することができる。

(合議を受けた場合の処理)

第22条　前条の規定により、合議を受けた課長は、特別の事情のない限り、直ちに処理しなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第23条　決裁の終わった文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者において速やかに決裁年月日を記入しなければならない。ただし、文書管理システムの電子決裁による場合は、この限りでない。

(条例等の取扱い)

第24条　条例等に係る起案文書(公告に係るものは除き、告示にあっては、総務課長が必要と認めるものに限る。以下この条において同じ。)は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(議案等の取扱い)

第25条　市議会の議決若しくは同意を要し、又はこれに報告する文書は、部局総括課長、総務課長及び行政管理部長に合議し、審査を経て市長の決裁を受けなければならない。

(浄書)

第26条　決裁文書に係る浄書及び印刷(以下「文書浄書等」という。)は、文書主管グループで行うものとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(照合)

第27条　文書浄書等を依頼した文書取扱責任者は、浄書後直ちに原稿と浄書した文書とを照合しなければならない。

(文書の発送)

第28条　文書は、全て決裁権者の決裁を経た後でなければ発送することができない。

(文書の審査照合)

第29条　発送文書は、原則として主管課において審査照合をしなければならない。

(公印の使用)

第30条　発送文書には、薩摩川内市公印規則(平成16年薩摩川内市規則第21号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、電子文書、内部文書その他軽易な文書については、この限りでない。

(発送文書の取扱い)

第31条　郵便物等のうち郵便により発送するものは、課ごとに一括し、文書主管課長が指定する時刻までに文書主管課に提出しなければならない。ただし、急を要するもの、大量に発送するもの等で、あらかじめ文書主管グループに協議したものについては、この限りでない。

(特殊な文書の取扱い)

第32条　発送文書で特殊な取扱いを要するものは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(電報の発信)

第33条　電報の発信は、電報発信伺票(様式第8号)により決裁を経て発信し、発信後は同票を文書主管課長に回付しなければならない。

(文書の整理)

第34条　公文書は、常に整然と分類するとともに、紛失、盗難等を防止しなければならない。

(文書分類表の作成)

第35条　文書主管課長は、分類項目ごとの文書名及び保存期間を記載した文書分類表を作成しなければならない。

(完結文書の整理)

第36条　公文書は、次に掲げるところにより整理しなければならない。

(ファイルの保管用具)

第37条　指定ファイル及び簿冊等は、保管の状態が外部から識別できる構造の保管用具に保管しなければならない。ただし、当該保管用具に収納することが不適当なものについては、この限りでない。

(公文書の保管)

第38条　公文書は、完結した年度の翌年度まで、主管課で保管するものとする。ただし、常時使用する文書その他特別の事情があると認められるものは、引き続き主管課で必要な期間保管することができる。

(公文書の保存期間)

第39条　公文書の保存期間の種別は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の起算)

第40条　公文書の保存期間は、年度別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日の属する年度の翌年度の初日から、暦年別に保存するものにあっては当該公文書の完結年月日の属する年の翌年の初日から起算する。

(保管文書の引継ぎ)

第41条　文書取扱責任者は、保存期間を経過した公文書(電子文書は除く。)については、文書主管課長が指示する日までに文書主管課長に引き継がなければならない。

(文書収納室の看守)

第42条　文書収納室は、常に整然と分類し、整理しなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第43条　職員が、職務上必要とする場合は、文書収納室に収蔵してある保存文書を閲覧し、又は借覧することができる。この場合において、閲覧するときは口頭で、借覧するときは保存文書貸出簿(様式第10号)により、文書主管課長の承認をそれぞれ受けなければならない。

(保管文書の廃棄)

第44条　主管課長は、保管期間を満了した公文書のうち、保存の必要がなくなったものについては、文書取扱責任者にその旨を確認させ、文書主管課長が指示する日までに廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第45条　保存期間が満了した公文書は、速やかに廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第46条　前条の規定にかかわらず、文書主管課長は、保存期間が経過した公文書のうち、関係主管課長の要請により、なお保存の必要があると認められるものについては、当該必要な期間延長して保存することができる。この場合において、文書主管課長は、保存文書台帳に、延長する期間及びその理由を記載しなければならない。

(公文書の廃棄処分)

第47条　第44条及び第45条の規定により廃棄する公文書のうち、他に悪用されるおそれがあると認められる公文書又は個人に関する情報に関わるもの若しくは機密に属するものについては、裁断、溶解、焼却、消去等の方法により、適切かつ確実に処分しなければならない。

(公文書の所管替え)

第48条　機構改革等により保存文書及び保管文書が他の課の所管に属するものになったときは、主管課長は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(その他)

第49条　この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。