○薩摩川内市文書規程

平成16年10月12日

訓令第12号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書等の収受及び配布(第9条―第12条)

第3章 文書等の処理(第13条―第25条)

第4章 文書の浄書及び発送(第26条―第33条)

第5章 公文書の整理、保管及び保存(第34条―第47条)

第6章 雑則(第48条・第49条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、本市における文書事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては、認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 文書管理システム 電子計算組織を利用して文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書管理に関する事務の処理を総合的に行うためのシステムをいう。

(4) 電子文書 公文書として、文書管理システムで処理される電磁的記録をいう。

(5) 紙文書 電子文書以外の公文書をいう。

(6) 保管文書 文書上の事務処理が完結した公文書で、課の長が一定期間当該主管課の事務室内において保管する文書をいう。

(7) 保存文書 主管課から保管文書の引継ぎを受けて、文書主管課長が一定期間保管する公文書をいう。

(9) 課 事務分掌規則第8条第9条及び第11条に規定する課及び室をいう。

(10) グループ 事務分掌規則第11条の2に規定するグループをいう。

(11) 文書主管課 本庁及びその出先機関にあっては総務課文書法制室を、支所及びその出先機関にあっては地域振興課をいう。

(12) 文書主管課長 前号に規定する文書主管課の長をいう。

(13) 文書主管グループ 本庁及びその出先機関にあっては総務課文書法制室の文書事務を担当するグループを、支所及びその出先機関にあっては地域振興課の文書事務を担当するグループをいう。

(14) 主管課 当該文書に係る事務を所掌する課をいう。

(公文書の処理及び取扱いの原則)

第3条 公文書に関する事務処理は、原則として、文書管理システムによって行うものとする。

2 公文書の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。

3 公文書は、丁寧に取り扱うとともに、これを保管する場合には、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(公文書持出し等の禁止)

第4条 公文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

2 公文書は、所管課長の許可を得なければ、他人に閲覧させ、又は複写させ、若しくは謄写したもの(電磁的記録を用紙に出力したものを含む。)を交付してはならない。

(文書管理事務の総括等)

第5条 文書主管課長は、本庁、支所及び出先機関で取り扱う文書の管理に関する事務を総括する。

2 文書主管課長は、この訓令に基づき、文書の処理が適正かつ効率的に行われるよう、その処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて課の長に対し、必要な処理を求めることができる。

(文書取扱責任者及びその職務)

第6条 課及び出先機関に文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は、課及び出先機関における庶務事務を担当するグループ長をもって充て、これに事故があるときは、課及び出先機関の長があらかじめ指定する職員がその職務を代理する。

3 文書取扱責任者は、課及び出先機関における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書等の収受及び配布に関すること。

(2) 文書等の発送に関すること。

(3) 公文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

(4) 保管文書の廃棄処分に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) 文書管理システムの適正な利用に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関すること。

(文書取扱担当者及びその職務)

第7条 グループに文書取扱担当者を置く。

2 文書取扱担当者は、課長が指名する者をもって充て、これに事故があるときは、課長があらかじめ指定する職員がその職務を代理する。

3 文書取扱担当者は、文書取扱責任者の指示に従い、グループ内における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書整理等の指導に関すること。

(2) 公文書の分類、保存期間等文書の審査に関すること。

(3) 引継文書及び廃棄文書の確認に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか、グループ内における公文書のファイル、保管等文書整理に関する日常の業務に関すること。

(公文書の記号及び番号)

第8条 公文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(1) 記号は、「薩」の次に、本庁にあっては課の頭文字(頭文字の同じ課があるときは、頭文字の次にその課を表す適当な文字を加える。以下同じ。)を、支所にあっては支所の頭文字に続けて課の頭文字を付けるものとする。ただし、これにより難い場合は、文書主管課長の承認を得て、他の記号を付すことができる。

(2) 番号は、会計年度による一連番号とする。ただし、文書主管課長が、文書の内容の種類等に応じ同一番号を用いることを適当と認める公文書については、枝番号を付して処理することができる。

(3) 第1号の規定にかかわらず、条例、規則、訓令、告示及び公告(以下「条例等」という。)の記号は、当該条例等の前にそれぞれ「薩摩川内市」を、達及び指令の記号は、「薩摩川内市達(指令)」の次に課の頭文字を付けるものとする。

(4) 第2号の規定にかかわらず、条例等の番号は、暦年による一連番号とする。

第2章 文書等の収受及び配布

(到達文書の取扱い)

第9条 郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号。以下「信書便法」という。)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「郵便物等」という。)、ファクシミリ、電子メール(コンピュータのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。)その他の方法により到達した文書等(各課に直接到達した文書を除く。)は、文書主管グループ長において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 到達した文書等は、速やかに主管課に配布すること。ただし、現金書留等は、現金書留等受付簿(様式第1号)に必要事項を記載し、主管課へ配布すること。

(2) 市長宛の文書等及び配布先の不明確な文書等は開封し、主管課に配布すること。

(3) 書留郵便、引受時刻証明、配達証明、内容証明又は特別送達等の扱いによる郵便物(郵便物等のうち書留郵便に準ずるものとして市長が定めるものを含む。)は、書留郵便物等受付簿(様式第2号)に所要事項を記入の上、主管課に配布し、受領印を徴すること。

2 前項第2号の規定により開封した文書に、金券等を同封してあるものについては、封皮にその額等を記入した上、封をして主管課に配布しなければならない。

(数課に関連する到達文書)

第10条 到達した文書等のうち2以上の課に関連するものは、当該文書等について最も関係が深いと認められる課に配布するものとする。

(料金不足等の郵便物等の収受)

第11条 料金の不足又は未払いの郵便物等(物品を含む。)が到達したときは、公務に属すると認められるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(勤務時間外の文書受付)

第12条 職員の勤務時間外に到着した文書等(ファクシミリ又は電子メールにより到達した文書を除く。)は、警備員が受領の上、保管し、翌朝(その日が休日(薩摩川内市の休日を定める条例(平成16年薩摩川内市条例第2号)第1条第1項に規定する休日をいう。以下この項において同じ。)に当たるときは、その日後において最初の休日でない日の朝)、文書主管課へ引き継ぐものとする。

2 前項の文書のうち、特に緊急を要すると認められるものは、主管課長等に連絡する等適宜の方法をとらなければならない。

第3章 文書等の処理

(配布文書の処理)

第13条 文書取扱責任者又は文書取扱担当者は、文書等の配布を受けたときは、これを点検し、当該主管課の業務であることを確認後(紙文書にあっては、受付印(様式第3号)を確認の上、押印後)、速やかに文書管理システムに登録するとともに、課長の閲覧に供さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する軽易なものについては、文書管理システムヘの入力を省略することができる。

(1) 新聞、雑誌その他これらに類する文書

(2) 各種の請求書及び領収書

(3) 図面及び物品の送り状

(4) 前3号に掲げるもののほか、文書管理システムヘの入力の必要がないと認められる文書

3 文書管理システムにより収受し、供覧された文書について、課長は、自ら処理するもののほかは、必要に応じ、グループ長を経て事務担当者に指示し、遅滞なく処理させなければならない。

4 収受文書で、次の各号のいずれかに該当する文書の配布を受けたときは、意見等を付して直ちに上司に供覧し、その指示を受けなければならない。

(1) 速やかに上司の閲覧に供さなければならないもの又は調査等のため特に日時を要すると認められるもの

(2) 特に重要な文書又は異例の文書で上司の指示により処理する必要があるもの

(他課に関係のある文書)

第14条 収受文書で他の課に関係のあるものは、写しの配布その他の方法により関係課に通知又は合議をしなければならない。

(起案)

第15条 文書の起案は、文書管理システムによるものとし、次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、収入支出等経理に関するもの又は請負契約等別に定めのあるものは、この限りでない。

(1) 起案に添付する文書(以下「添付文書」という。)の全部を容易に電子文書とすることができる場合は、文書管理システムにより電子的に起案すること。

(2) 添付文書の全部を容易に電子文書にすることができない場合は、文書管理システムに必要事項を登録した後、紙に印刷した起案用紙(様式第4号)により起案すること。ただし、定例的なもの又は軽易な事項で付せん又は余白を利用して処理できるものについては、この限りでない。

(3) 決裁区分、取扱区分、施行方法区分及び起案年月日を明示し、更に処理期限のあるものは、その期限を入力すること。

(4) 公文書は、左横書きとすること。ただし、法令等により縦書きと定められているもの及び文書主管課長が縦書きを適当と認めるものについては、この限りでない。

(5) 公文書の区分は、別紙第1の文書の区分及び定義によること。

(6) 公文書は、口語体を用い、用字用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。

(7) 句読点は、「。」及び「、」を用いること。

(8) 公文書の敬称は、「様」を用いること。ただし、官公庁宛の文書及び「殿」の敬称を用いることが適当と認められる文書に用いる敬称は、「殿」とし、必要に応じ、「御中」、「各位」等の敬称を用いることができる。

(9) 条例等、達、指令、議案及び一般文書の文例は、別紙第2の公文例によること。

(起案理由及び関係書類)

第16条 起案文書には、起案の理由その他参考事項を付記するとともに事案の経過を明らかにする関係書類を添えなければならない。ただし、軽易定例な文書については、この限りでない。

(取扱区分)

第17条 取扱区分の表示は、次に定めるところによるものとする。

(1) 例規となるもの 例規

(2) 秘密に属するもの 秘

(3) 重要なもの 重要

(4) 急を要するもの 至急

(公文書の記名)

第18条 発送を要する公文書(以下「発送文書」という。)は、市長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。

2 発送文書に担当課、グループ名、担当者名等を表示する必要がある場合は、前項に定める記名の下又は当該文書の末尾に、括弧書で当該担当者名等を記入するものとする。

(回議)

第19条 重要、異例の事案又は機密に属する文書は、部長、課長等が自ら持参して決裁を受けなければならない。

2 特に緊急を要する文書又は即決を要する文書は、担当者が自ら持参して決裁を受けなければならない。

3 同一事件で回議を重ねるものは、前回議書を添えなければならない。

(決裁区分)

第20条 決裁区分の表示は、薩摩川内市事務決裁規程(平成16年薩摩川内市訓令第11号)の定めるところにより、次によるものとする。この場合において、押印を必要としない欄(紙文書に限る。)は、斜線等で消すものとする。

(1) 市長の決裁を受けるもの 市長決裁

(2) 副市長の決裁を受けるもの 副市長専決

(3) 部長の決裁を受けるもの 部長専決

(4) 課長の決裁を受けるもの 課長専決

(合議)

第21条 部長以上の決裁に係る文書で、部内の各課(他の機関を含む。)に関係のあるものは、関係課長の合議を経て、主管の部長の決裁を受けなければならない。ただし、既に会議等において決定された事項は、関係各課への合議を省略することができる。

2 他の部に関係ある文書は、主管の部長又は課長に回議した後、関係部長又は課長に合議しなければならない。

3 合議を要する文書は、課長査閲後担当者が関係課に持ち回り、合議しなければならない。ただし、文書管理システムで処理する場合は、当該電子文書等へ合議先を指定しなければならない。

4 主管課長は、第1項ただし書の規定により合議を省略した事項を処理したときは、その結果を関係課長に通知しなければならない。

(合議を受けた場合の処理)

第22条 前条の規定により、合議を受けた課長は、特別の事情のない限り、直ちに処理しなければならない。

2 前項の場合において、その回議案に意見があるときは、面談協議し、上司の指示を受けて処理しなければならない。ただし、協議により調整できない場合において、起案文書が紙文書であるときは、修正案又は反対意見をこれに記載し、又は添付し、起案文書が電子文書であるときは、文書管理システムによって修正案又は反対意見をこれに記載し、又は添付したことを明らかにして回付するものとする。

3 合議を受けた回議案(紙文書に限る。)について、決裁後再度回付を必要とするときは、当該課の上部に「要再回」と朱書しなければならない。

4 合議済の回議案が廃案となり、又は重大な変更をしたときは、その旨を合議した課に連絡しなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第23条 決裁の終わった文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者において速やかに決裁年月日を記入しなければならない。ただし、文書管理システムの電子決裁による場合は、この限りでない。

2 決裁文書は、特に指示のあるものを除き、直ちに施行しなければならない。

(条例等の取扱い)

第24条 条例等に係る起案文書(公告に係るものは除き、告示にあっては、文書主管課長が必要と認めるものに限る。以下この条において同じ。)は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 部内総括課長並びに文書主管課長、総務課長及び総務部長に合議すること。

(2) 文書主管課長は、令達番号簿(様式第5号)に必要事項を記入した上、公示令達の手続を行うこと。

(3) 当該起案文書は、市長決裁を受けたときは、文書主管課で保管すること。この場合において、決裁年月日は、前条の規定にかかわらず文書主管課で記入するものとする。

(議案等の取扱い)

第25条 市議会の議決若しくは同意を要し、又はこれに報告する文書は、部内総括課長並びに文書主管課長、総務課長及び総務部長に合議し、審査を経て市長の決裁を受けなければならない。

2 前項の規定により市長の決裁を受けたときは、直ちに当該決裁文書を文書主管課に送付しなければならない。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第26条 決裁文書に係る浄書及び印刷(以下「文書浄書等」という。)は、文書主管グループで行うものとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 図面、計数表及び統計表等の複雑な文書

(2) 長文にわたる添付書類、説明書又はこれらに類するもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、主管課において浄書することが適当と認められるもの

2 文書取扱責任者は、前項の文書浄書等の申込みをしようとするときは、文書浄書依頼票(様式第6号)に所定事項を記入し、原稿を添えて文書主管グループに提出しなければならない。

3 文書主管課長は、前項の規定により文書浄書等の申込みを受けた文書の形式審査を行い、当該文書に違式及び字句の訂正を要すると認めるものについては、起案の趣旨に反しない限りこれを訂正することができる。

(照合)

第27条 文書浄書等を依頼した文書取扱責任者は、浄書後直ちに原稿と浄書した文書とを照合しなければならない。

(文書の発送)

第28条 文書は、全て決裁権者の決裁を経た後でなければ発送することができない。

2 文書を発送するときは、文書管理システムに発送の登録をしなければならない。

(文書の審査照合)

第29条 発送文書は、原則として主管課において審査照合をしなければならない。

(公印の使用)

第30条 発送文書には、薩摩川内市公印規則(平成16年薩摩川内市規則第21号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、電子文書、内部文書その他軽易な文書については、この限りでない。

(発送文書の取扱い)

第31条 郵便物等のうち郵便により発送するものは、課ごとに一括し、文書主管課長が指定する時刻までに文書主管課に提出しなければならない。ただし、急を要するもの、大量に発送するもの等で、あらかじめ文書主管グループに協議したものについては、この限りでない。

2 前項の規定により提出された郵便物等は、原則として料金計量器又は料金後納郵便物差出票(様式第7号)により発送する。ただし、これにより難い場合は、郵便切手を貼付して発送するものとする。

3 本庁、支所及び県庁相互において発送する文書については、原則として逓送により発送する。ただし、急を要するもの等については、この限りでない。

4 前3項に定めるもののほか、郵便物等の発送について必要な事項は別に定める。

5 ファクシミリ又は電子メールにより発送する文書は、主管課において手続を行うものとする。

(特殊な文書の取扱い)

第32条 発送文書で特殊な取扱いを要するものは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 親展文書及び秘文書は、主管課において文書の欄外及び封筒に「親展」の表示をすること。

(2) 金券その他重要な文書及び物品は、前号の規定に準じて取り扱うものとし、書留郵便その他確実に送達される方法で相手に送付するものとする。

(3) 物品の発送を運送業者に委託するときは、主管課において取り扱うこととし、必要に応じ事前に文書主管グループに連絡すること。

(電報の発信)

第33条 電報の発信は、電報発信伺票(様式第8号)により決裁を経て発信し、発信後は同票を文書主管課長に回付しなければならない。

第5章 公文書の整理、保管及び保存

(文書の整理)

第34条 公文書は、常に整然と分類するとともに、紛失、盗難等を防止しなければならない。

2 重要な公文書は、非常災害時に際しては、持ち出せるように適当な処置を講じておかなければならない。

3 公文書の整理、保管及び保存については、原則として文書管理システムを使用するものとする。

(文書分類表の作成)

第35条 文書主管課長は、分類項目ごとの文書名及び保存期間を記載した文書分類表を作成しなければならない。

(完結文書の整理)

第36条 公文書は、次に掲げるところにより整理しなければならない。

(1) 電子文書は、会計年度ごとに、文書管理システムによる文書分類表に従ったファイルに整理(以下「完結」という。)するものとする。ただし、会計年度ごとに完結することが適当でないものは、暦年ごとに完結するものとする。

(2) 紙文書における完結は、文書管理システムによる文書分類表で定められた基準に従い、指定ファイル(様式第9号)又は文書保存箱(様式第10号)に、施行年月日の順に行うものとする。

(3) 指定ファイルには、ファイルの名称、年度(暦年においては、年)、保存期間、主管の課名等を記載するものとする。

2 前項第2号の指定ファイルにより完結し難い紙文書については、同号の規定にかかわらず簿冊その他適当な方法(以下「簿冊等」という。)で整理し、保管することができる。ただし、当該簿冊等の背表紙等には、前項第3号に規定する指定ファイルに記入すべき項目と同一の項目を記載し、又は文書管理システムにより印刷したファイルラベル若しくはファイル背表紙を添付するものとする。

(ファイルの保管用具)

第37条 指定ファイル及び簿冊等は、保管の状態が外部から識別できる構造の保管用具に保管しなければならない。ただし、当該保管用具に収納することが不適当なものについては、この限りでない。

(公文書の保管)

第38条 公文書は、完結した年度の翌年度まで、主管課で保管するものとする。ただし、常時使用する文書その他特別の事情があると認められるものは、引き続き主管課で必要な期間保管することができる。

(公文書の保存期間)

第39条 公文書の保存期間の種別は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

2 公文書の保存期間は、第35条に規定する文書分類表に定めるところによる。ただし、当該文書分類表に定めのない公文書にあっては、別紙第3の保存期間を定める基準に従って類別するものとする。

(保存期間の起算)

第40条 公文書の保存期間は、年度別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日の属する年度の翌年度の初日から、暦年別に保存するものにあっては当該公文書の完結年月日の属する年の翌年の初日から起算する。

(保管文書の引継ぎ)

第41条 文書取扱責任者は、保管期間を経過した公文書については、毎年7月末日までに文書主管課長に引き継がなければならない。

2 前項の引継ぎ時において、文書取扱責任者は、電子文書には文書管理システムで作成できる引継対象ファイル一覧表を、紙文書には保存文書目録(様式第11号)を添えなければならない。

3 前項の保存文書目録は、1部は主管課に返付し、1部は保存文書台帳として文書主管課に保存するものとする。

4 文書主管課長は、第1項の規定により文書の引継ぎを受けたときは、所定の保存期間中、文書収納室又は文書管理システムのうち、いずれか適切な場所に保管しなければならない。

(文書収納室の看守)

第42条 文書収納室は、常に整然と分類し、整理しなければならない。

2 文書収納室においては、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(保存文書の閲覧等)

第43条 職員が、職務上必要とする場合は、文書収納室に収蔵してある保存文書を閲覧し、又は借覧することができる。この場合において、閲覧するときは口頭で、借覧するときは保存文書貸出簿(様式第12号)により、文書主管課長の承認をそれぞれ受けなければならない。

2 前項の規定による借覧の承認を受けた文書の貸出し期間は、5日以内とする。ただし、文書主管課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。

3 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、増綴し、又は訂正してはならない。

(保管文書の廃棄)

第44条 主管課長は、保管期間を満了した公文書のうち、保存の必要がなくなったものについては、文書取扱責任者にその旨を確認させ、毎年7月末日までに廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第45条 保存期間が満了した公文書は、速やかに廃棄しなければならない。

2 公文書の廃棄は、文書主管課長の指示により主管課長が行うものとする。ただし、特に必要と認めた場合は、この限りでない。

3 文書主管課長は、永年保存文書で20年を経過したもののうち、当該文書の内容又は損傷の度合い等により、これ以上保存することが適当でないと認められるものについては、関係主管課長と協議の上、廃棄することができる。

(保存期間の延長)

第46条 前条の規定にかかわらず、文書主管課長は、保存期間が経過した公文書のうち、関係主管課長の要請により、なお保存の必要があると認められるものについては、当該必要な期間延長して保存することができる。この場合において、文書主管課長は、保存文書台帳に、延長する期間及びその理由を記載しなければならない。

(公文書の廃棄処分)

第47条 第44条及び第45条の規定により廃棄する公文書のうち、他に悪用されるおそれがあると認められる公文書又は個人に関する情報に関わるもの若しくは機密に属するものについては、裁断、溶解、焼却、消去等の方法により、適切かつ確実に処分しなければならない。

第6章 雑則

(公文書の所管替え)

第48条 機構改革等により保存文書及び保管文書が他の課の所管に属するものになったときは、主管課長は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 永年保存文書 当該文書の保存文書目録を新たに当該文書を所管する課(以下「新所管課」という。)に引き渡した上、その旨を文書主管課長に通知しなければならない。

(2) 10年保存文書、5年保存文書及び3年保存文書 当該文書の保存文書目録を新たに作成し、これを文書主管課及び新所管課に提出しなければならない。

(3) 1年保存文書及び保管文書 当該文書を新所管課に引き渡さなければならない。

(その他)

第49条 この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成16年10月12日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の川内市文書規程(昭和52年川内市訓令第10号)、入来町文書取扱規程(昭和52年入来町訓令第7号)、東郷町文書事務取扱規程(昭和49年東郷町訓令第3号)、祁答院町文書取扱規程(昭和37年祁答院町訓令甲第2号)、文書処理規程(昭和41年里村訓令第4号)、上甑村文書事務取扱規程(昭和62年上甑村訓令第1号)、下甑村文書規程(昭和41年下甑村訓令第6号)若しくは鹿島村文書取扱規程(平成14年鹿島村訓令第2号)又は解散前の川内地区消防組合文書規程(昭和56年川内地区消防組合訓令第3号)若しくは西薩衛生処理組合文書管理規程(昭和40年西薩衛生処理組合告示第15号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成18年4月1日訓令第15号)

この訓令は、令達の日から施行する。

附 則(平成19年4月1日訓令第13号)

この訓令は、令達の日から施行する。

附 則(平成19年10月1日訓令第20号)

この訓令は、令達の日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月29日訓令第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月28日訓令第2号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年9月21日訓令第4号)

この訓令は、平成30年10月1日から施行する。

別紙第1(第15条関係)

文書の区分及び定義

1 法規文

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によって制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によって制定するもの

2 令達文

(1) 訓令 庁内の一般又は特定の課所若しくはこれらの職務の職務運営の基本となる事項について指示、命令するもの

(2) 達 市長の権限に基づき、一方的に特定の個人や団体に対し、特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は取消しするもの

(3) 指令 個人又は団体からの申請、願に対して許可、認可又は指示命令するもの

3 公示文

(1) 告示 法令の規定又はその権限に基づいて、決定及び処分した事項を管内に公示するもの

(2) 公告 一定の事項を公表して、一般に周知させるもの

4 一般文書

(1) 伺 上司の許可、決定、承認等意思決定を受けるもの

(2) 復命 上司から命じられた用務の結果その他を報告するもの

(3) 供覧 上司の閲覧に供するもの

(4) 回覧 同一又は関係課内において、単に周知させるため回付されるもの

(5) 辞令 職員の身分等に関して命令するもの

(6) 願 上司又は他の官公庁に対し、一定の事項について願い出るもの

(7) 届 上司又は他の官公庁に対し、一定の事項を届け出るもの

(8) 照会 行政機関相互間又は住民に対して、ある事項を問い合わせるもの

(9) 回答 照会に対して応答するもの

(10) 通達 執務上の指揮、命令、注意事項及び例規(条例・規則・訓令等)の解釈運用等を示すもの

(11) 報告 ある事実について、その経過を特定の人又は機関に知らせるもの

(12) 進達 個人や団体から出された申請、願書等を他の官公庁に取り継ぐもの

(13) 副申 上司又は他の官公庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの

(14) 申請 許可、認可、補助等を受けるため、一定の事項を申し出るもの

(15) 通知 相手方に一定の事項を知らせるもの

(16) 依頼 事務その他一定の行為を頼むもの

(17) 証明 一定の事実を明らかにするもの

(18) 陳情 公の機関に対し、特定の事実について、適当な処置をとってもらうため、その実情を訴えるもの

(19) 請願 損害の救済、公務員の罷免、法令又は規則の制定改廃その他の事項に関して公の機関に対し、希望を述べるもの

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別紙第3(第39条関係)

保存期間を定める基準

文書の保存基準は、文書分類表、法令その他に定めるものを除き、この保存期間を定める基準によるものとする。

1 永年保存

(1) 議決書、会議録等議会に関する重要なもの

(2) 条例、規則及び訓令等例規の原議

(3) 訴願、訴訟、審査請求に関するもの

(4) 任免、進退、賞罰、身分等に関するもの

(5) 退職年金及び遺族年金に関するもの

(6) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

(7) 儀式、待遇及び表彰に関するもの

(8) 事務引継ぎに関する重要なもの

(9) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

(10) 市債に関する重要なもの

(11) 市税の徴収その他の徴収に関する重要なもの

(12) 財産の取得、管理及び処分に関する重要なもの

(13) 庁舎及び公の施設の設置、管理及び処分に関する重要なもの

(14) 市の沿革に関する重要なもの

(15) 都市計画、事業計画その他の計画及びその施行に関する重要なもの

(16) 原簿、台帳等で重要なもの

(17) 認可、許可又は契約に関する重要なもの

(18) 前各号のほか、永久保存の必要があるもの

2 10年保存

(1) 議会に関するもの

(2) 備品の出納に関する重要なもの

(3) 予算、決算及び出納に関する重要なもの

(4) 災害救助に関するもの

(5) 工事又は物品等に関する契約で重要なもの

(6) 補助金に関する重要なもの

(7) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(8) 火災保険に関するもの

(9) 陳情に関する重要なもの

(10) 事務改善に関するもの

(11) 前各号のほか、10年間保存の必要があるもの

3 5年保存

(1) 調査、統計、報告、証明に関するもの

(2) 給与に関する重要なもの

(3) 前2号のほか、5年間保存の必要があるもの

4 3年保存

(1) 通知、照会、回答その他往復文書に関する重要なもの

(2) 前号のほか、3年間保存の必要があるもの

5 1年保存

(1) 軽易な通知、照会、回答等

(2) 願書、伺書、届書等

(3) 前2号のほか、1年を超えて保存する必要がないと認められるもの

6 常用

例規、台帳等、年度を超えて事務室に常備し、常に執務上使用する文書については、常用とする。

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薩摩川内市文書規程

平成16年10月12日 訓令第12号

(平成30年10月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成16年10月12日 訓令第12号
平成18年4月1日 訓令第15号
平成19年4月1日 訓令第13号
平成19年10月1日 訓令第20号
平成21年3月31日 訓令第5号
平成24年3月29日 訓令第3号
平成26年3月28日 訓令第2号
平成28年3月28日 訓令第3号
平成30年9月21日 訓令第4号